Az Országos Vízügyi Főigazgatóság Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2019. (OVF) számú Főigazgatói Utasítás 26. (3) bekezdésének felhatalmazása alapján – összhangban az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), a papíralapú küldemények elektronikus irattá történő átalakításáról szóló 3/2017. (I. 24.) BM utasítás (a továbbiakban: BM utasítás), a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az Országos Vízügyi Főigazgatóság és a vízügyi igazgatóságok egyedi iratkezelési szabályzatainak rendelkezéseivel – az Országos Vízügyi Főigazgatósághoz (a továbbiakban: Főigazgatóság) és a vízügyi igazgatóságokhoz (a továbbiakban: Igazgatóságok) érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakításának szabályait (a továbbiakban: Utasítás) az alábbiak szerint adom ki.



5. § Jelen Utasítás alkalmazásában:

a) „küldemény”: Papír alapú irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el.

b) „iratkezelő”: Érkeztetési, iratfeldolgozási, irattározási, kézbesítési, postázási feladatokat ellátó ügyintéző.

c) „másolatkészítő személy”: Nem hitelesített csatornán érkező küldemények feldolgozására, digitalizálására és validálására felhatalmazott ügyintéző.
d) „digitalizálás”: Olyan eljárás, amely az analóg felépítésű információt számítástechnikai eszközök számára feldolgozható, digitális információvá alakítja át.
e) „hiteles elektronikus másolat”: Valamely nem elektronikus küldeményről a BM utasításban foglaltak szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.
6. § A Főigazgatósághoz és az Igazgatóságokhoz érkező papíralapú küldeményt a 8. §-ban foglalt kivétellel legkésőbb az érkezést követő munkanapon a másolatkészítő személy köteles digitalizálni.

7. § Külső szervtől vagy személytől érkező, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú küldemény átvételére bárki jogosult. Amennyiben nem a másolatkészítő személy veszi át a küldeményt, úgy köteles azt legkésőbb az átvételt követő munkanapon az iratkezelő részére átadni.

8. § Nem digitalizálhatók
a) a minősített iratok,
b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges – különösen azok terjedelmére,
c) azon iratok, melyek a Főigazgatóság vagy Igazgatóságok vezetőjének döntése alapján nem digitalizálhatók.

9. § A másolatkészítő személy a papíralapú küldeményről a szkenner segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi felbontású, pdf formátumú állományt készít.

10. § Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú küldemény teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

11. § Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokat külön-külön kell digitalizálni.

12. § A másolatkészítő személy az elektronikus másolatot az IBM Lotus Notes integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: IBM Lotus Notes rendszer) az érkeztetési felületen a küldemény adataihoz csatolja.

13. § A másolatkészítő személy ellenőrzi a papíralapú küldemény valamint az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.

14. § A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú küldemény és az elektronikus másolat megegyezik.

15. § Amennyiben a másolatkészítés sikertelen, a digitalizálást meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas küldeményt törölni kell.

16. § A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az iratkezelő az elektronikus másolatot, mint bontási mellékletet digitalizálja és befejezi a postabontási műveletet.

17. § Az IBM Lotus Notes rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, és az elektronikus másolathoz az alábbi metaadatokat rendeli:
a) papíralapú küldemény megnevezése;
b) papíralapú küldemény fizikai méretei;
c) az iratkezelésért felelős szervezeti egység;
d) másolatkészítő személy neve;
e) másolatkészítő rendszer megnevezése;
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése, száma, elérhetősége;
g) másolatkészítés időpontja;
h) hitelesítés időpontja.

18. § A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton az IBM Lotus Notes rendszer elhelyezi a másolatkészítő személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg szolgáltatótól származó időbélyeget.

19. § Az elektronikus küldemény megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint az IBM Lotus Notes rendszer biztosítja az Office GOV Hitelesítő modul segítségével.

20. § Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a másolatkészítő személy nevét, a munkavégzés helyét és a munkakörét az 1. sz. mellékletben foglalt táblázat szerinti formában a Főigazgatóság, illetve Igazgatóságok hivatalos honlapján közzéteszi. Amennyiben változás következik be, úgy annak módosításáról és cseréjéről az iratkezelésért felelős szervezeti egység gondoskodik. Az előző állapot a honlapon a változást követő 10 évig a honlapról nem távolítható el.

21. § Jelen Utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, amellyel egyidejűleg hatályát veszíti az Országos Vízügyi Főigazgatóság és a vízügyi igazgatóságok másolatkészítési rendjéről szóló 20/2017. (X. 2.) számú főigazgatói utasítás.
22. § Jelen Utasítás felülvizsgálatáért és aktualizálásáért a Főigazgatói Hivatal vezetője felel.
23. § Jelen Utasításban foglaltakat a Főigazgatóság és az Igazgatóságok foglalkoztatottjai kötelesek megismerni és betartani.

Budapest, 2020. április 20.

Láng István
főigazgató

Sorszám	Személy neve	Szolgálati helye	Munkaköre
1.	Pechó Renáta	Központi iktató	ügyintéző
2.	Farkasné Galyas Nóra Anikó	Központi iktató	nemzetközi ügyintéző
3.	Nádasi Zoltán Sándorné	Központi iktató	iratkezelő
4.	Mihele Mariann	Nyíri Szakaszmérnökség	adminisztrátor
5.	Nagyné Gerzsenyi Éva	Felsőszabolcsi Szakaszmérnökség	adminisztrátor
6.	Gergelyné Szűcs Tímea	Szatmári Szakaszmérnökség	adminisztrátor
7.	Bozsó Zoltánné	Folyamos Szakaszmérnökség	adminisztrátor

Nyíregyháza, 2017. november 3.

Sorszám	Másolatkészítő személy neve	Munkavégzés helye	Munkaköre
1.	Pechó Renáta	FETIVIZIG, Központ	Igazgatási referens
2.	Nádasi Zoltán Sándorné	FETIVIZIG, Központ	Ügyintéző
3.	Biró Ilona	FETIVIZIG, Központ	Ügyintéző
4.	Mihele Marianna	FETIVIZIG, Nyíri Szm	Adminisztrátor
5.	Nagyné Gerzsenyi Éva	FETIVIZIG, Felsőszabolcsi Szm	Pénzügyi ügyintéző
6.	Szűcs Tímea	FETIVIZIG, Szatmári Szm	Igazgatási ügyintéző
7.	Majorné Bozsó Erika	FETIVIZIG, Folyamos Szm	Adminisztrátor

2020. április 20.

Bodnár Gáspár sk.
igazgató

Sorszám	Másolatkészítő személy neve	Munkavégzés helye	Munkaköre
1.	Pechó Renáta	Igazgatási Osztály	igazgatási referens
2.	Nádasi Zoltán Sándorné	Igazgatási Osztály	ügyintéző
3.	Farkasné Galyas Nóra	Igazgatási Osztály	PR referens
4.	Mihele Marianna	Nyíri Szakaszmérnökség	adminisztrátor
5.	Nagyné Gerzsenyi Éva	Felsőszabolcsi Szakaszmérnökség	pénzügyi ügyintéző
6.	Szűcs Tímea	Szatmári Szakaszmérnökség	igazgatási ügyintéző
7.	Vassné Bíró Andrea	Folyamos Szakaszmérnökség	pénzügyi ügyintéző

Bodnár Gáspár sk.
igazgató