Az ORSZÁGOS VÍZÜGYI FŐIGAZGATÓSÁG
FŐIGAZGATÓJÁNAK
20/2020. (OVF) számú utasítása
az Országos Vízügyi Főigazgatósághoz és a vízügyi igazgatóságokhoz
érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakításáról
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az Utasítás hatálya
1. § Az Utasítás szervi hatálya a Főigazgatóságra és az Igazgatóságokra terjed ki.
2. § Az Utasítás személyi hatálya a Főigazgatósággal és az Igazgatóságokkal közalkalmazotti jogviszonyban, munkaviszonyban és egyéb jogviszonyban álló foglalkoztatottakra terjed ki.
2. Az Utasítás célja
3. § Jelen Utasítás célja a Főigazgatósághoz, illetve az Igazgatóságokhoz érkező papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása.
4. § Az Utasítás tartalmazza a Főigazgatósághoz, valamint az Igazgatóságokhoz érkező – kivételi körbe nem tartozó – papíralapú küldemények hiteles elektronikus másolattá történő átalakításának eljárási rendjét és a műszaki megvalósítás módját.
3. Értelmező rendelkezések
5. § Jelen Utasítás alkalmazásában:
a) „küldemény”: Papír alapú irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el.
b) „iratkezelő”: Érkeztetési, iratfeldolgozási, irattározási, kézbesítési, postázási feladatokat ellátó ügyintéző.
c) „másolatkészítő személy”: Nem hitelesített csatornán érkező küldemények feldolgozására, digitalizálására és validálására felhatalmazott ügyintéző.
d) „digitalizálás”: Olyan eljárás, amely az analóg felépítésű információt számítástechnikai eszközök számára feldolgozható, digitális információvá alakítja át.
e) „hiteles elektronikus másolat”: Valamely nem elektronikus küldeményről a BM utasításban foglaltak szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.
II. ELJÁRÁSI SZABÁLYOK
1. A digitalizálás folyamata
6. § A Főigazgatósághoz és az Igazgatóságokhoz érkező papíralapú küldeményt a 8. §-ban foglalt kivétellel legkésőbb az érkezést követő munkanapon a másolatkészítő személy köteles digitalizálni.
7. § Külső szervtől vagy személytől érkező, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú küldemény átvételére bárki jogosult. Amennyiben nem a másolatkészítő személy veszi át a küldeményt, úgy köteles azt legkésőbb az átvételt követő munkanapon az iratkezelő részére átadni.
8. § Nem digitalizálhatók
a) a minősített iratok,
b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges – különösen azok terjedelmére,
c) azon iratok, melyek a Főigazgatóság vagy Igazgatóságok vezetőjének döntése alapján nem digitalizálhatók.
9. § A másolatkészítő személy a papíralapú küldeményről a szkenner segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi felbontású, pdf formátumú állományt készít.
10. § Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú küldemény teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.
11. § Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokat külön-külön kell digitalizálni.
12. § A másolatkészítő személy az elektronikus másolatot az IBM Lotus Notes integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: IBM Lotus Notes rendszer) az érkeztetési felületen a küldemény adataihoz csatolja.
13. § A másolatkészítő személy ellenőrzi a papíralapú küldemény valamint az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.
14. § A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú küldemény és az elektronikus másolat megegyezik.
15. § Amennyiben a másolatkészítés sikertelen, a digitalizálást meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas küldeményt törölni kell.
16. § A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az iratkezelő az elektronikus másolatot, mint bontási mellékletet digitalizálja és befejezi a postabontási műveletet.
17. § Az IBM Lotus Notes rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, és az elektronikus másolathoz az alábbi metaadatokat rendeli:
a) papíralapú küldemény megnevezése;
b) papíralapú küldemény fizikai méretei;
c) az iratkezelésért felelős szervezeti egység;
d) másolatkészítő személy neve;
e) másolatkészítő rendszer megnevezése;
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése, száma, elérhetősége;
g) másolatkészítés időpontja;
h) hitelesítés időpontja.
18. § A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton az IBM Lotus Notes rendszer elhelyezi a másolatkészítő személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg szolgáltatótól származó időbélyeget.
19. § Az elektronikus küldemény megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint az IBM Lotus Notes rendszer biztosítja az Office GOV Hitelesítő modul segítségével.
2. Közzétételi kötelezettség
20. § Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a másolatkészítő személy nevét, a munkavégzés helyét és a munkakörét az 1. sz. mellékletben foglalt táblázat szerinti formában a Főigazgatóság, illetve Igazgatóságok hivatalos honlapján közzéteszi. Amennyiben változás következik be, úgy annak módosításáról és cseréjéről az iratkezelésért felelős szervezeti egység gondoskodik. Az előző állapot a honlapon a változást követő 10 évig a honlapról nem távolítható el.
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
21. § Jelen Utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, amellyel egyidejűleg hatályát veszíti az Országos Vízügyi Főigazgatóság és a vízügyi igazgatóságok másolatkészítési rendjéről szóló 20/2017. (X. 2.) számú főigazgatói utasítás.
22. § Jelen Utasítás felülvizsgálatáért és aktualizálásáért a Főigazgatói Hivatal vezetője felel.
23. § Jelen Utasításban foglaltakat a Főigazgatóság és az Igazgatóságok foglalkoztatottjai kötelesek megismerni és betartani.
Budapest, 2020. április 20.
Láng István
főigazgató
1. melléklete a 20/2017.(X.2.) számú OVF főigazgatói utasításnak
1. verzió
Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek
FETIVIZIG
|
Sorszám
|
Személy neve
|
Szolgálati helye
|
Munkaköre
|
|
1.
|
Pechó Renáta
|
Központi iktató
|
ügyintéző
|
|
2.
|
Farkasné Galyas Nóra Anikó
|
Központi iktató
|
nemzetközi ügyintéző
|
|
3.
|
Nádasi Zoltán Sándorné
|
Központi iktató
|
iratkezelő
|
|
4.
|
Mihele Mariann
|
Nyíri Szakaszmérnökség
|
adminisztrátor
|
|
5.
|
Nagyné Gerzsenyi Éva
|
Felsőszabolcsi Szakaszmérnökség
|
adminisztrátor
|
|
6.
|
Gergelyné Szűcs Tímea
|
Szatmári Szakaszmérnökség
|
adminisztrátor
|
|
7.
|
Bozsó Zoltánné
|
Folyamos Szakaszmérnökség
|
adminisztrátor
|
Nyíregyháza, 2023. szeptember
Bodnár Gáspár sk.
igazgató
Az ORSZÁGOS VÍZÜGYI FŐIGAZGATÓSÁG FŐIGAZGATÓJÁNAK 20/2020. (OVF) számú utasítása
2.verzió
2.verzió
Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek
FETIVIZIG
FETIVIZIG
|
Sorszám
|
Másolatkészítő személy neve
|
Munkavégzés helye
|
Munkaköre
|
|
1.
|
Pechó Renáta
|
FETIVIZIG, Központ
|
Igazgatási referens
|
|
2.
|
Nádasi Zoltán Sándorné
|
FETIVIZIG, Központ
|
Ügyintéző
|
|
3.
|
Biró Ilona
|
FETIVIZIG, Központ
|
Ügyintéző
|
|
4.
|
Mihele Marianna
|
FETIVIZIG, Nyíri Szm
|
Adminisztrátor
|
|
5.
|
Nagyné Gerzsenyi Éva
|
FETIVIZIG, Felsőszabolcsi Szm
|
Pénzügyi ügyintéző
|
|
6.
|
Szűcs Tímea
|
FETIVIZIG, Szatmári Szm
|
Igazgatási ügyintéző
|
|
7.
|
Majorné Bozsó Erika
|
FETIVIZIG, Folyamos Szm
|
Adminisztrátor
|
2020. április 20.
Bodnár Gáspár sk.
igazgató
1. melléklet
3. verzió
Hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek
a Felső-Tisza-vidéki Vízügyi Igazgatóságon
|
Sorszám
|
Másolatkészítő személy neve
|
Munkavégzés helye
|
Munkaköre
|
|
1.
|
Pechó Renáta
|
Igazgatási Osztály
|
igazgatási referens
|
|
2.
|
Nádasi Zoltán Sándorné
|
Igazgatási Osztály
|
ügyintéző
|
|
3.
|
Farkasné Galyas Nóra
|
Igazgatási Osztály
|
PR referens
|
|
4.
|
Mihele Marianna
|
Nyíri Szakaszmérnökség
|
adminisztrátor
|
|
5.
|
Nagyné Gerzsenyi Éva
|
Felsőszabolcsi Szakaszmérnökség
|
pénzügyi ügyintéző
|
|
6.
|
Szűcs Tímea
|
Szatmári Szakaszmérnökség
|
igazgatási ügyintéző
|
|
7.
|
Vassné Bíró Andrea
|
Folyamos Szakaszmérnökség
|
pénzügyi ügyintéző
|
igazgató